He probado más sistemas de productividad de los que me da vergüenza admitir. GTD, time blocking, pomodoro, bullet journaling, PARA method. Todos prometían ser “el sistema definitivo” y todos terminaron siendo demasiado complejos para mantener.
Después de años de frustración, creé algo ridículamente simple que en realidad funciona para mí. No es revolucionario, pero es sostenible.
El problema con los sistemas populares
GTD me abrumó con listas infinitas
Getting Things Done tiene una idea brillante: capturar todo inmediatamente para sacarlo de tu cabeza. Esa parte me encantó.
El problema vino después. Contexts, projects, someday/maybe lists, reviews semanales. Terminé con 15 listas diferentes y gastando más tiempo organizando tareas que haciéndolas.
Un ejemplo concreto: tenía “llamar al dentista” en mi lista de @calls, “comprar pasta de dientes” en @errands, y “investigar seguros dentales” en someday/maybe. Tres tareas relacionadas desperdigadas en tres lugares diferentes.
Era técnicamente “correcto” según GTD, pero poco práctico.
Time blocking chocó con la realidad
Time blocking se veía perfecto en teoría. Bloques específicos para tareas específicas, todo planeado con anticipación.
En la práctica, soy terrible estimando tiempo. Algunas tareas que pensé tomarían 2 horas las terminé en 30 minutos. Otras que creí rápidas me comieron medio día.
Mi calendario se volvió una mentira constante. A las 10 AM ya iba dos horas atrasado del plan. Para las 2 PM había tirado la toalla y todo el sistema se desmoronaba.
No es que time blocking sea malo, es que requiere una precisión en estimación que simplemente no tengo.
Pomodoro me interrumpía en los peores momentos
El pomodoro funciona para muchas personas, pero odio las interrupciones forzadas.
Justo cuando entraba en flow programando, el timer me decía “para, toma un break”. O peor, cuando tenía 2 minutos para terminar algo, el pomodoro me forzaba a parar.
Prefiero trabajar hasta terminar algo o hasta que naturalmente necesite un descanso. Las interrupciones artificiales me sacan del ritmo.
Mi sistema híbrido actual
Después de tanto experimento, tomé lo que me gustó de cada método y descarté lo que no funcionaba.
Captura inmediata (lo mejor de GTD)
Cuando algo aparece en mi cabeza, lo capturo inmediatamente. Sin excusas, sin “lo recordaré después”.
Uso mi teléfono para esto. Assistant de voz si estoy manejando, notas rápidas si estoy en el escritorio.
La clave es no pensar mucho en el momento de captura. Solo sacarlo de la cabeza.
Dos categorías únicamente
Aquí está el truco que cambió todo: solo tengo dos tipos de cosas.
Recordatorios: “Hacer X en Y fecha”
- Llamar a mamá el domingo
- Comprar regalo para cumpleaños de Juan
- Renovar licencia antes del 15
Tareas: “Necesito trabajar en esto”
- Arreglar bug de login
- Actualizar portfolio
- Preparar presentación del proyecto
Eso es todo. Nada de contexts, projects, someday/maybe. Si no encaja en estas dos categorías, probablemente no es importante.
Kanban simple para tareas
Todas las tareas van a un kanban básico: To Do → Doing → Done.
Uso TickTick pero cualquier app funciona. Incluso una libreta con tres columnas.
El kanban es puramente visual. Me gusta mover cosas a “Done” porque se siente bien. No hay ciencia compleja detrás.
Timer para awareness, no control
Aquí está la parte que tomé de pomodoro pero adapté: uso timer para trackear tiempo, no para controlarlo.
Cuando empiezo una tarea, inicio el timer. Si necesito un break, lo pauso. Si me interrumpen, lo pauso. El punto es saber cuánto tiempo real gasté en algo.
No es pomodoro porque no me fuerza a parar cada 25 minutos. Es solo awareness de tiempo.
Mi workflow diario actual
Captura durante el día
Algo aparece en mi cabeza → lo capturo inmediatamente en mi teléfono.
No categorizo en el momento. Solo capturar y seguir con lo que estaba haciendo.
Proceso al final del día
Reviso todo lo que capturé y lo clasifico:
- ¿Es algo para una fecha específica? → Recordatorio y me olvido
- ¿Es algo en lo que necesito trabajar? → Va al kanban
Este proceso toma 5-10 minutos máximo.
Trabajo con tiempo tracking
Escojo algo del “To Do”, lo muevo a “Doing”, inicio el timer y trabajo.
No hay orden específico. Algunas veces trabajo en lo más urgente, otras en lo que tengo ganas de hacer.
Cuando termino o necesito parar, pauso/detengo el timer y muevo la tarea a “Done”.
Ejemplos específicos
Escenario 1: Bug en producción
- Me llega un reporte → “Arreglar bug de checkout” va directo al kanban
- Lo muevo a “Doing”, inicio timer
- Lo arreglo, registro que tomó 45 minutos
- Lo muevo a “Done”
Escenario 2: Llamada importante
- Necesito llamar al banco el viernes → Recordatorio para el viernes
- El viernes me llega la notificación, hago la llamada
- No va al kanban porque no es “trabajo”, es solo un recordatorio
Escenario 3: Proyecto personal
- Quiero actualizar mi portfolio → Va al kanban
- Cuando tengo tiempo libre, lo muevo a “Doing”
- Descubro que toma más tiempo del esperado, pero está bien porque no tenía expectativa específica
Lo que he aprendido del time tracking
Después de meses trackeando tiempo, he descubierto patterns interesantes:
Mis estimaciones son terribles
Consistently subestimo tareas complejas y sobreestimo tareas simples.
”Arreglar este CSS” que pensé tomaría 10 minutos se convirtió en 2 horas de debugging.
”Configurar este nuevo feature” que temía como proyecto de todo el día lo terminé en 45 minutos.
Context switching mata la productividad
Los días donde salto entre muchas tareas pequeñas son mucho menos productivos que los días donde me enfoco en pocas cosas grandes.
Esto no es sorprendente, pero verlo en números reales es diferente.
La estimación mejora con data
Ahora cuando veo una tarea similar a algo que ya trackeé, tengo mejor idea de cuánto tiempo realmente toma.
No uso esta data para time blocking (porque ya probé que no funciona para mí), pero me ayuda a decidir qué hacer cuando tengo 30 minutos libres vs 3 horas.
Edge cases y cómo los manejo
¿Qué pasa con tareas que no terminé?
Si algo se queda en “Doing” al final del día, lo regreso a “To Do”. No me complico.
Algunas tareas son más grandes de lo que pensé. Está bien.
¿Cómo manejo interrupciones?
Pauso el timer, atiendo la interrupción, regreso y continúo.
Si la interrupción genera una nueva tarea, la capturo rápidamente y vuelvo a lo que estaba haciendo.
¿Qué pasa con tareas recurrentes?
Para cosas que hago regularmente (como reviews de código en el trabajo), no las pongo en el kanban. Solo las trackeo cuando las hago.
Para cosas personales recurrentes (como ejercicio), uso recordatorios semanales.
Por qué funciona para mí
Es sostenible
No requiere mantenimiento constante de listas complejas. Dos categorías son fáciles de manejar.
Se adapta a la realidad
No me fuerza a estimaciones perfectas o interrupciones artificiales. Trabajo con mi ritmo natural.
Da insights sin overhead
El time tracking me da información útil sin agregar complejidad. Solo presionar start/stop.
Funciona en cualquier herramienta
No depende de apps específicas o setups complejos. Recordatorios + lista simple + timer. Cualquier teléfono puede hacer esto.
Cómo adaptarlo a tu situación
Si eres developer como yo
- Bugs/features van al kanban
- Meetings/calls van como recordatorios
- Code reviews las trackeo pero no las planifico
Si tu trabajo es más meeting-heavy
- Tal vez necesites una categoría adicional para “preparar para meeting X”
- Los recordatorios serán más importantes que el kanban
Si trabajas en proyectos grandes
- Puedes dividir proyectos grandes en tareas más pequeñas para el kanban
- O trackear tiempo por proyecto en lugar de por tarea individual
Si odias la tecnología
- Libreta con tres columnas para el kanban
- Calendario físico para recordatorios
- Timer de cocina para tracking
Lo que NO es este sistema
No es perfecto
Todavía procrastino. Todavía subestimo tiempo. Todavía tengo días improductivos.
La diferencia es que el sistema no se rompe cuando tengo un mal día.
No es para todos
Si time blocking funciona para ti, genial. Si GTD te gusta, síguelo usando.
Este sistema es para personas que, como yo, encontraron los métodos populares demasiado complejos.
No es innovador
Estoy combinando ideas que ya existen. La “innovación” es la simplificación.
Después de 8 meses usando esto
Lo que sigue funcionando
- Captura inmediata sigue siendo game-changer
- Dos categorías siguen siendo suficientes
- Time tracking me sigue dando insights útiles
Lo que he ajustado
- Agregué tags simples en el kanban (work/personal) para filtrar cuando quiero
- Uso diferentes timers para trabajo vs proyectos personales
- Hago el review diario más flexible - a veces lo hago en la mañana del día siguiente
Métricas que me importan
- ¿Estoy capturando cosas o se me olvidan?
- ¿El kanban refleja en qué realmente estoy trabajando?
- ¿Estoy aprendiendo algo útil del time tracking?
Si las respuestas son sí, el sistema está funcionando.
Para empezar mañana
Si quieres probar algo similar:
- Escoge tus herramientas: App de recordatorios + app de tareas + timer
- Define tus dos categorías: ¿Cómo distingues entre “recordar hacer” vs “trabajar en”?
- Captura todo por una semana: No optimices, solo captura
- Revisa al final de cada día: 5 minutos para clasificar lo que capturaste
- Trackea tiempo en 3 tareas: Solo para ver cómo se siente
No trates de implementar todo perfectamente desde el día 1. La belleza de este sistema es que puedes empezar simple y ajustar según necesites.
El punto final
No hay sistema perfecto de productividad. Hay sistemas que funcionan para ti en este momento de tu vida.
Este sistema funciona para mí porque se adapta a cómo realmente trabajo, no a cómo creo que debería trabajar.
Si estás frustrado con sistemas complejos, tal vez la respuesta no es encontrar un sistema mejor, sino hacer uno más simple.
La productividad no tiene que ser complicada.